Règlement

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Règlement général

Conditions d’admission

Nul ne sera admis s’il n’est en règle avec les prescriptions légales en matière de commerce et de T.V.A.

Il est interdit de céder ou de sous-louer tout ou partie de l’emplacement attitré sous peine de sanctions (indemnités à titre de réparation de dommages moraux).

En outre, l’exposant ne peut présenter sur son stand que les matériaux, produits et services concernés dans sa demande. Il ne peut faire de la publicité sous quelque forme que ce soit pour des firmes non-exposantes.

Les co-exposants éventuels doivent demander un bulletin de participation spécifique avec paiement. Tout manquement peut entraîner l’exclusion de l’exposant contrevenant et ce à la seule volonté de l’organisateur, même sans mise en demeure.

Nous signalons que la vente de chiens ou de chats est strictement interdite pendant et sur le salon. Seuls des contacts peuvent être pris pendant la durée du salon et finalisés après le salon et ceci afin d’éviter des achats impulsifs et par la suite l’abandon.

Demande d’adhésion

Pour être valide, la demande d’adhésion doit être faite sur le formulaire établi à cet effet par les organisateurs. Elle sera signée par le chef d’entreprise ou la personne désignée à cet effet. 

Refus d’admission

Les organisateurs peuvent à tout moment refuser la participation d’un exposant sans être tenu d’en faire connaître la raison.

Désistement

Les désistements devront être formulés aux organisateurs au moins 30 jours avant la manifestation. Si le désistement à lieu après la date ultime, aucun remboursement ne sera fait à l’exposant qui se désiste, que dans la mesure où les organisateurs auront réussi à louer l’emplacement aux mêmes conditions à un autre exposant. L’exposant serait alors débité de la différence éventuelle entre son prix de location et celui perçu par le nouvel exposant moins 20% pour frais administratifs. En cas de litige, seule la justice de Paix de Fléron est habilitée.

Paiement

Le paiement vaut réservation de votre stand. Tout paiement sera effectué au plus tard pour le 22 septembre 2017. Aucun montage ne sera autorisé si l’exposant n’est pas en règle de paiement.

Assurance

Les organisateurs déclinent toute responsabilité en cas d’accident, quel qu’il soit. Le fait de l’adhésion au règlement du salon vaut pour l’exposant, abandon de tout recours envers les organisateurs. Il appartient à chaque exposant de souscrire une assurance tous risques pour se couvrir en cas de sinistre.

La règlementation nous oblige à vous préciser ce qui suit : les exposants qui installent une tonnelle sur leur emplacement doivent pouvoir apporter la preuve que celle-ci est inifugée.

Déclaration de sinistre

Les organisateurs devront être avertis en cas de sinistre mais la déclaration devra être faite exclusivement par l’exposant. 

Badges

Les bracelets d’entrée sont spécifiques au salon 2017 et donnent la libre circulation dans l’enceinte de l’Espace Sport depuis l’heure du montage (12h30 vendredi) jusqu’à l’heure de la fermeture (21h dimanche). Chaque stand recevra 3 bracelets d’entrée pour 9m² - 4 bracelets d’entrée pour 12m² - 5 bracelets d’entrée pour 15m² - 6 bracelets d’entrée pour 18m².

Quant aux badges (nom asbl, société), ils sont soumis à une caution de 2€ qui sera remboursée lors de la remise de ceux-ci à la fin du salon. Ils pourront être retirés à l’accueil le jour du montage soit le vendredi dès 12h30.

Renseignements techniques :

Plan d'accès

A votre arrivée veuillez s.v.p. signaler votre présence à l’accueil à l’entrée de la salle.

Parking 

Les exposants pourront sous leur responsabilité utiliser le parking de l’Espace Sport, pendant le montage et le démontage. Les jours du salon, les exposants seront orientés vers le parking à l’arrière du bâtiment.

Emplacement des stands

L’organisation du salon détermine l’emplacement des stands de la façon la plus adéquate qui soit et se réserve le droit de modifier le plan toutes les fois qu’elle le jugera utile en tenant compte autant que possible des désidérata des exposants. 

Electricité

Des prises de courant sont disponibles dans la salle. Les rallonges électriques prévues dans votre demande de participation feront l’objet d’une caution de 15€ qui vous sera rendue au démontage.

Les portes de secours doivent obligatoirement rester libre d’accès et ne peuvent en aucun cas être ouvertes sauf en cas de problème et aux heures de montage et démontage.

Montage des stands 

Les stands pourront être aménagés le vendredi à partir de 12h30 jusque 21h, ainsi que le samedi de 8h30 à 09h45, sauf dérogation des organisateurs.

Démontage des stands 

Dimanche de 18h à 22h. Tout le matériel devra être retiré pour le dimanche à 22h. Les exposants doivent veiller à la bonne tenue de leur emplacement durant le salon, ainsi qu’à la protection du sol et à l’évacuation des déchets (cartons, sachets,...) par leurs soins. L'exposant doit rendre leur stand propre exempt de crasses et de saletés. En cas d’infraction, l’exposant se verra facturer l’enlèvement des déchets et le nettoyage.

Horaire du salon 

Samedi de 10h à 18h, dimanche de 10h à 18h. Nous demandons aux exposants de respecter l’heure de fermeture du salon soit 18h, avant le démontage.

Activités de promotion 

La promotion du salon sera diffusée par voie de presse, affichage, mailing, flyers, internet, radio… Nous mettons à votre disposition des affiches, flyers destinés à être exposés dans vos locaux. Une campagne via les vétérinaires, toiletteurs, animaleries… sera réalisée. Afin d’assurer une excellente promotion via la presse (PROXIMAG, diffusé à plus ou moins 350.000 exemplaires), vous pouvez participer aux frais de cette publicité (tarif : voir formulaire de réservation de stand). Vous serez contactés à ce sujet afin que vous puissiez nous communiquer tous les renseignements utiles que vous souhaitez voir paraître. Cette publicité n’est pas obligatoire mais peut constituer un plus pour le salon et votre entreprise. Nouveauté cette année, vous avez aussi la possibilité de faire votre publicité via notre site internet (tarif : voir formulaire de réservation de stand). 

Musique 

Nous demandons aux exposants de ne pas diffuser de la musique sur leur stand. Seul l’organisateur diffusera de la musique. 

Surveillance 

Pendant le montage et le démontage une surveillance normale sera effectuée par le personnel de l’organisation. Pour la nuit, un système de sécurité (alarme) sera activé. 

 

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